ScanSnapで領収書をサクサクと

個人事業主になって、
領収書や請求書の書類のデリケートな扱いに
ストレスを感じていました。
もともと領収書の処理は面倒なたちだったのですが
個人事業主になって、幅広い用途で
領収書が出てくると
財布はパンパン、
大事なもの保管箱（ディズニーランドのお菓子の管箱）も
あけるたびにさわさわして4月を過ごしました。
領収書は不定形で、
縦長、横長、きゃしゃな紙、固い紙、いろいろあります。
中には、印字の消えてしまいそうなものや
洗車機の領収書などは、金額データにちょろっとした
ことしか書いていなくて、覚えておけるかどうか
不安なものもあり、
「記憶しておくストレス」が募っていました。
GWがあげて5月の書類もそろそろ入ってきます。
その前にと、月次決算に挑んだのですが、
もうすこし勉強が必要そうで
現状を維持したまま5月の事業活動が
始まりそうです。
そこで、まずは日付順にならべて、
ScanSnapで読めるかどうか、とにかくやってみました。
この機械、すごいですね。一度もエラーなしに全部を
読み取りました。
タクシーの領収書やJRの特急車内で発行される小さな領収書も
これでしっかり読み取れます。
ただし、細すぎるものと小さすぎるものは
クリアフォルダをはがきサイズぐらいに切り出して
そこにはさんで読み込みました。
それから、JRの駅で買う切符と同じ材質の
固い領収書も、さくっと読み込みました。
今後はホテルの領収書など、大きくて不定形のもの。
これもジャムらないで読みとってくれました。
やってみてコツがありました。
日付順にした領収書は、大きいもの、小さいもの
さまざなものが入り混じり、用紙をガイドする
受け口のガイドレールはセットが面倒なので最大に広げます。
そして、一枚ずつ、手で送りいれます。
機械の中心に、領収書が来るように手でちょっと
ガイドして、送り出せばサクッと読みます。
読み取り時間が早いので、次の領収書を送りだすところに
もっていったら、ポンとボタンを押す。
その繰り返しです。
個人事業主なので、領収書の枚数が少ないから
これができるのかもしれませんが（ちなみ四月は34枚でした）
後で処理するにしても、不定形の紙片をばさばさと扱い、
書類の多い書斎で、紛失に注意することをおもうと
PDF化した「領収書＿2009年4月」ですむことは
精神的にすごくよさそうです。
ScanSnapにはAcrobatが付いていてPDFに注釈を
書き込むことができるので、
領収書の一言メモを付けておけます。
「なになにの用途で何何を買った」
「これは洗車の代金」
「この交際費は、だれとだれとだれ」
といったことも1カ月程度なら思い出しやすいので
ここで一気にメモして、忘れることができます。
その領収書は、1～9日、10～19日、20日～31日の区切りで
クリップでとめて、「領収書 2009年04月」と
付箋を張ったクリアフォルダーに。
台紙に張り付けるよりも厚み少なくてすみ、
もし領収書の原紙がいるときもすぐに手にとれます。
PC状で処理することがおおい経理処理で
どうしても紙、となる部分をスキャナでデジタル側に
統一できるのはいいですね。
一昔前、スキャナは結構面倒だったのですが
いまはほとんどの紙ものを、さくさくと
取り込んでくれるので、
本当に気持ちいいです。
OCRにかけてしまえば、金額の転記もコピペで済むから
すこし手間が省けそうです。