オンライン・イベントのファシリテーターは、脳内と画面が大忙し
2日間のニーズソンが終わりました。
「一日目」及び「二日目の午前」は、医師、看護師、医療関係者、そして、製造企業のリーダーたち、支援機関の方々計100名超が参画しての急造プロダクトの考案をしました。
「二日目の午後」は、上位案のレヴュー、と、パネラーの検討会でした。
要約するとあっさりした内容ですが、ファシリテーターの手元でしているオペレーションは大忙しで、黙って座っているだけ（に見える）間も、非常に頭を使いました。夕食を食べると、めったにないことなんですが、ソファーで寝落ちしていました。
気づきや行動を、自分のための備忘録として、書き留めてみます。（それが、他の方の参考にもなれば幸いです。）
| 以下での、記号の使い分け： |
□→リアル・イベントでもすること ■→オンライン・イベントに固有のこと |
＝＝ファシリの作業＝＝
全体の進行
- □ コーナー毎に、趣旨と進め方を説明
- □ 議論推進のコメントをさしはさむ
- □ イベント全体の時間管理（徐々に進行スケジュールが押していく。残りコーナーの内容と時間尺から即興で再デザインする）
コーナー内のタイムキーパー
- □ タイマーをかけて進行する
（初めに、目安時間を”1発表6分ぐらい”のように提示しておく。時間が来たら、ファシリのマイクをミュート解除し、タイマーの音を皆に届ける。無理には発表を止めないが、経過時間は時折知らせる。） - ■ チャットの反応を見て「このトピックは皆が聞きたがっている、もっと時間をかけよう」という緩急をつけて、進める。
（リアル・イベント会場の”もっと聞きたい”の反応は身じろぎ・表情から察する。オンラインは、チャットに反応を見出す。） - □ 議論が盛り上がった結果、時間が押してしまう。パネラーや座長に「この後を10分ずつ削り、今ここを20分伸ばしましょうか。」と投げて、同意を取る。
- □ 聴講者や運営スタッフにも、それで予定変更を了承してもらえるようにお願いする。
議論の可視化空間のサポート
- ■ Jamboard（オンライン・ポストイット空間）で記録されることを見て、議論の流れを常に把握。
- ■ 書き留めボランティアさんたちへの合の手（御礼）を書き込む。（御礼もポストイットに。「メッセージ＋名前（あとで消して）」と言ったトーンで。
- ■ 書き留める作業に混乱がないかをモニタリングし、困っていれば、手助けを誰かに頼む。
- ■ 途中参加者が増えたら、閲覧できるページを紹介する。（ポストイット群で、議論キャッチアップが可能。）
チャットのフォロー
- ■ 聴講者からの疑問・意見、機器不具合指摘が上がるのでまめに見る。
- ■ 即時フィードバックが必要なら、登壇者に割って入る。（議論の展開に結びつくTopicを上げてくれる人は、リアルイベントより多い。）（登壇者の機器不備の立て直しも、できるだけその場で対処する。）
- ■ 即時でなくてもいいが、必要なフィードバックなら、メモして手元に残し、時宜を待つ。
（ただし、チャットの意見・質問の取捨選択をする担当者は別につけておくこと。そして、大きな流れの変わる時に、それを口頭で全体に教えてもらうと良い。幾分でも相互的になるし、登壇者にとって次の議論の際に役立つ。）
パネラーのしゃべり始めへの手入れ
- ■ 初めて喋るパネラーがミュートで口パクになることをいち早く、教える。
- ■ パネラーが画面共有の際に「資料の表示状態になった？」とたずねるので、素早く回答する。
（口に出して答えるのが意外と大事。頷いても見えない。）
別のコミュニ―ション・ラインのチェック
- ■ Facebookのメッセンジャーで、主催者チーム＆パネラーの連絡やり取りも常時流れてくる。そこを見ておく。（リアルイベントの、カンペにあたる情報）
＝＝学びと工夫＝＝
2画面を使う（モバイル・サブディスプレイ）
- ■ 画面が1つだと見きれない。Zoomのウインドは常に最前面にいる。下にあるものはZoom画面をずらさないと見れない。しかし、画面を外までずらすと、他の登壇者の様子が見えなくなって困る。なので、Zoom用に１つディスプレイを作ってしまう方がいい。
ちなみに、立ち上がっている窓は、最少でも次のものがある - Zoom画面
- Zoomチャット
- WEBブラウザー（FBのDM用）
- Jamboard
- 共有用資料（パワポ）
- タイムラインのチャート（エクセルかテキスト）
全面表示のあえての不使用
- ■ パワポのプレゼン状態にすると、Zoom配信がしにくい。
オンラインでは、リアル講演のように、プレゼンだけに集中できる状態ではなく、また共有画面をこまめに切る運用になり、プレゼン状態を長く続けるわけでもないので、プレゼンモードはかえって、使いにくい。いつもの編集画面で、見せる方がスムーズかつ早い。
（その分、文字は大きく作らないといけない） - ■ リアルだと、即興で言葉を板書することがあるが、それをしたいなら、パワポの編集画面上に、オートシェイプを置いて文字を打つのが速い。図示したいならば、白紙ページを作りプレゼンモードでペン書きモードにして、マウスで文字を書くのもありですが。
紙とペンとタイマー
- □ 後ほど、しかるべきタイミングで伝えようとすることは、メモ書きに。これはとても、頭を軽くする。オンラインでもリアルでも同じ。
- ■ 物理的なタイマー。カメラに向かって掲げることで、残り時間を示せる
Zoomの運営サポート人材が別に
上記の作業には「Zoomの運営の作業」を一切含んでいません。今回、テクニカルサポートのスタッフが別に数人いて、Zoom運営を全部さばいてくれました。なので、純粋に「ファシリのみをする場合の作業」を記述しています。
世の中が一気にオンラインになった3月中に、手痛い失敗を一杯して、今の段階があります。
よくある失敗は「ファシリが全部やる」スタイルです。「ファシリ」をしながら「ズーム運営のサポート」もするのは、「指揮者」をしながら、「チケット売り場」と「案内所係」もやるようなものです。それだと、一人来客が来るたびに、指揮は止まります。
来客数人しかいない場なら可能ですが、100人超であれば、参加者にとってストレスフルなイベントになるでしょう。3時間のイベントのうち、半分の時間、指揮が止まっていて、浅い内容で終わってしまう・・・。ファシリをする人なら、その場を思うだけで、ゾッとしませんか。
ということで、「ファシリ」と「Zoom運営サポート」は、分ける。これは鉄則です。
＝＝＝
以上です。
上記のファシリは、リアルイベントのファシリの経験が豊富な人なら、ほどなく慣れると思います。
今後のイベントをされる方の参考になれば幸いです。