議事録作成をAIで効率化する、プラスアルファ

打合せのメモ、あるいは本格的な議事録作成は、負担の大きい作業です。しかし、現在では身近な無料ツールを組み合わせることで、この作業を大幅に効率化できます。

ほんの初歩的な内容ではありますが、もしご存じでない方がいらっしゃれば、という「AI小ネタ」として紹介します。

【AIで議事録を作る3ステップ】

　

1. スマホで録音と文字起こしを行う

Pixelの「レコーダー」やiPhoneの「ボイスメモ」は、標準の録音アプリですが、録音と同時に文字起こしを行ってくれる便利な機能がついています。

標準レコーダーに、文字起こし機能がないスマホの場合は、ストアで文字起こしのできるアプリを探して使います。無料で高性能のものは会員登録が必要であったり、などやや使い始めの壁はありますが、存在しますのでどれかを使ってください。

大事なことですが、録音の際には、会議の相手に了解を得て、録音アプリを起動し、録音します。

実は腕輪型などの録音デバイスが結構普及していて、我々は了承なく常に誰かに録音されてしまっている環境になってしまってはいるのですが、相手に了解をもらうことを強くお勧めします。そうすることでスマホを”録音最適地”（皆の声が聞こえやすい中央）にレコーダーを置くことができます。

次のステップはPCの方がやりやすいので、会議終了後、文字起こしされたテキストデータをPCへ渡しておきます。

PCへ渡す方法：メールで自分あてに送ります。あるいは、PCのブラウザでアプリの録音データを開けるならばそこでテキストを全選択し、コピーします。

なお文字起こしの精度は、「正確」と「やや聞き取り間違え＆たまに誤変換がある」の間のレベルです。

これは会話内容と周囲騒音状況にもよります。しかし、居酒屋の会話（すごくノイズに埋もれていそうな環境）でも「細かい表現は抜けているけれど、話の骨格はわかる」レベルで拾ってくれます。

　

2. Googleの「NotebookLM」で要約する

Google検索で「NotebookLM」を検索し、開き「ノートブックを新規作成」を押します。

❶左の上の【ソースを追加】ボタンを押す。

❷現れるポップアップの中、右の下の【コピーしたテキスト】を押します。

❸会話のテキストデータを張り付けます。

❹【挿入】ボタンを押します。

❺今後は画面の右のエリア「Studio」の中の【レポート】ボタンを押します。

❻現れる画面に、複数のボタンが並びます。その中に『議事録』的な表記のエリアがあれば、それを押します。

❻の別ルート：『議事録』的な表記のエリアがない場合は、ここをクリック

❻①『議事録』的な表記のエリアがない場合は：

❻②『独自に作成』エリアを押します。入力欄が開きます。

❻③そこへ「会議の議事録としてまとめてください」と指示を入力します。

❻④右下の【生成】ボタンを押します。

　　

❼すると、AIが議事録を作成しはじめます。右のエリアに”何かがゆっくり回って、作業している感じのところ”があればそれが作業中の印です。それが止まると完成です。所要時間は、3分程度。長くても10分ぐらいです。ちょっと、☕タイムです。

　

3. 人の目で仕上げる【ここ、重要です】

出来上がった文章をWordなどに貼り付け、目を通します。人間がゼロからまとめるのに比べると、はるかにスマートでわかりやすいものになります。

しかし、重要な注意点があります。AIにも下手なことがあるんです。人間の感性でこそ捉えられる「機微」や「ニュアンス」は抜け落ちやすいのです。

人の手で、そこ（大事な要素なのに抜け落ちていること）を補って書いていきます。このひと手間が、単なる記録を、価値ある議事録へと変えてくれます。

人の出て書き加えたことで、議事録の見た目の美しさは多少下がりますが、大事なことは抑えられているのでOKです。書き上げた文章を、AIにリライトしてもらうと全体としての整いのレベルが上がりますのでお好みで。ただ、AIのリライト文章はまた、人間の目でチェックする必要はありますので、やるかどうかは、状況しだいです。

　

🚩石井私論

AIが苦手で、人間が得意な仕事があります。たとえば感性や身体知のようなものです。こうした要素は、AIで議事録を作るとこぼれ落ちがちです。もちろん、それが抜けた議事録でも回る仕事はいま多くあります。けれど、人がAIとともに働く時代に「重要なところをまっすぐ歩む」つもりなら、むしろ落としてはいけないのはそこだと思います。

私はさまざまなタイプの話し合いからAI議事録を作ってきました。回数にすると数百回ほどです。その中で実感しているのは、未来を切り開くような議論に含まれる「やわらかく、目に見えにくい栄養分」は、AIの調理だと、ゆで汁にぜんぶ溶け出して逃げてしまうことが多い、ということです。

だから大事なのは、AIが爆速で土台を作り、人間がそこに“人間にとっての美味しいところ”を拾って足し、整えることです。結局、「AIで議事録が楽になります」という小ネタの話をしながら、最後はこんな話にもつながりました。人間性の高い仕事とは、派手で大げさなことだけではありません。ゆで汁に溶けて消えてしまうものを、人間が拾いなおして、ちゃんと載せることでもあるのだと思います。

　

この投稿が、どなたかのお役に立てれば幸いです。