「もし会議嫌いが議長になったら」会議手順の検討
アイデアプラントの試作の目線、というブログカテゴリーに久々に、書きます。
最近、IT団体のリーダーたちの組織した活動で、理事長をしていて、会議を進行することが、たびたび出てきました。個人的には私は会議が好きではありません。創造的に刺激しあう話し会い（ブレスト）は大好きですが、それ以外の会議部分には、出たくないたちです。仮に12人が2時間費やすとすると、24時間分の人的資源を使っているわけで、その時間があれば、かなりの事ができたはず。何かを創りだせたはず。組織行動論からいえば、人数が増えても、生産性ロスがあり、人数に正比例はしません。3人で議論するのと12人で議論するのでは、4倍意見をだせるかといえば、口という物理デバイスを使う以上、それは無理です。
会議を進行しながらも、できるだけ、リソースを最高活用して参加者も参加することで達成感があるようなものにしたいと思いました。
少し試してみて、手ごたえと、次はこうしてみようというのが見えてきて、（まだ、見えてこない改善したい点もありつつ）、こんな手順と道具を考えてみました。
STEP1)議題カード
多様な案件が走っていて参加者一人一人が思いつくままに出していくと、重要案件がすべて議論できないでタイムアップになるケースがあります。それを改善するためにこうしてみました。まず、メンバーに3枚程度、メモカードを渡します。3分ほど各自で書いてもらいます、今日、議題としてあげたいことを。（事前に、ある程度、情報交換サイトで、議題は上げてはいるのですが、改めて。）
STEP2）重要緊急ボード
テーブルに、2軸を書きます。X軸に重要度。Y軸に緊急度。この2軸で区切られる4象限に、それぞれのカードを置いてもらいます。
C＝緊急だけれど組織の中心命題に照らして重要度は低いもの
B＝緊急ではないけれど組織の中心命題に照らして重要度が高いもの
A＝緊急度、重要度共に高いもの
D＝緊急度、重要度共に低いもの
これらに、置いていきます。ある程度、直観的にさっとやります。
傾向として、中身は
Dは報告系が多いです。
Bは計画系が多いです。
AとCは問題解決・意思決定系が多いです。
STEP3)ABCDの順に話す
会議の始まり時点でそろいきっていない場合は、初めにDをできるだけ行い、全員がそろった時点で、ABCDの順に頭からダーッとやります。
なお、1つあたりの目安時間は、「想定する会議時間」／「議題の数」になります。例えば90分／19議題、のような感じです。なお、1つあたりが5分を下回ると、議論が不十分すぎるので、その場合は、議題を減らします。総時間90分の場合、5分×18議題、が妥当な線です。それを超えたものは、議題にいれず、書面などでの情報共有に。
ただ、非常に重要度の高いものは、10分から20分ほどとる必要もあるので、実際にはもっと、議題を減らす必要があるでしょう。経験則ですが、1議題＝10分ぐらいの計算で行くと、だいたい、平均するとあっているようです。（もっと、改善できると思いますが）。
或いは、D=10分、A=20分、B=20分、C=10分、と設定して30分を1案件の熟議に使う、というスタイルもいいかと思います。
以上がステップの話でした。
会議には、5つのタイプがあります。
１）計画会議
２）報告会議
３）問題解決会議
４）意思決定会議
５）振り返り会議
１と５は、プロジェクトの境目あたりにだけ多いので、一度外しておくと、2，3，4がよく出現する会議スタイルです。
２）については、1対多でも、十分いけます。報告件数が多い場合は、書面・ITとのミックスがいいでしょう。
３）については、13人もいても十分な解決案の列挙はしにくいもの。そこでこういう時には、主要な意見を1，2個聞いて、その後、短い、マイクロブレインストーミングを3人一組で行います。で、そのアイデアをざっと募り、良いものを選び取る。そうすると、沢山のアイデアの中から、良いものを得られるでしょう。
４）については、人数が多いほうが有効でしょう。これは全員でも行けるでしょう。究極命題かそれから演繹したルールをぶれずに使えると速いでしょう。
振り返ってみると、人数が7人を超えてブレストをしてみようとしても、そもそも難しいわけで、「これについてアイデアの有るかたは？」と聞いても出しにくいわけです。ブレストの阻害要因にもろにあたりますので。
後は、１）についてですが、これは、どうでしょう。ここも、ある部分はブレストなのですが、FBS（フリップボードブレスト）がいいかもしれません。考えてもらうお題を説明し、5分で紙に書いてもらい、セーノで出してレビューしていく。
そんな感じに、会議のやり方を、筋肉質にしてみたいと思います。
なお、熟議をする、ということも大事なのですが、それは、お酒を入れたり、おしりを気にせず集まれる場を、会議の後に作るのがいいのかもしれません。ここについてはまだ、明確に、見えていません